Tôi có thói quen làm tổng kết tuần đã nhiều năm nay. Nhưng phải đến năm 2022 tôi mới có dịp hệ thống lại việc làm này một cách có phương pháp chỉnh tề. Trong bài này, tôi chia sẻ bảy bước làm tổng kết tuần mà tôi thực hành trong năm nay, được tổng hợp chủ yếu từ nguyên lý Getting Things Done của David Allen và Building A Second Brain của Tiago Forte. Phương pháp này giúp tôi lấy lại cân bằng và bắt đầu một tuần mới với sự thông suốt.
Photo by Johannes Plenio from Pexels
Dưới đây là bảy bước tổng kết tuần mà tôi đã thực hành đều đặn mỗi tuần trong năm 2022.
Bước #1: Kiểm tra hộp mail
Các email và tin nhắn của người khác sẽ được xem qua hết một lượt. Từ đó, tôi sẽ phân bổ các email này thành một cuộc hẹn hoặc họp trên lịch, hoặc thành một đầu mục việc cần làm (todo), hoặc một file lưu lại để xem sau, hoặc một ghi chép nhanh bất kỳ.
Bước #2: Kiểm tra/xử lý lịch
Rà soát các cuộc hội họp, giờ đào tạo mà tôi phải có mặt cùng với người khác vào một khung giờ nhất định trong 2 tuần trước và 4 tuần tới. Điều này sẽ giúp tôi follow up các việc cần làm liên quan đến các sự kiện này. Các việc cần làm này sẽ được lưu vào phần mềm quản lý danh mục công việc của tôi (Things).
Bước #3: Dọn file ở thư mục desktop và download trên máy tính
Việc này tương tự như dọn dẹp bàn làm việc của bạn vào mỗi sáng đầu tuần. Bạn lưu trữ các file đã tải về hoặc tạo trong tuần vào các thư mục thích hợp trên máy tính.
Bước #4: Dọn phần mềm ghi chép
Xem lại lần lượt từng note mà tôi đã tạo trong cả tuần và lưu chúng vào các thư mục thích hợp trong phần mềm ghi chép (Obsidian). Thường có hai thư mục chính tôi cần xem là Nhật Ký (Daily Notes) và Hộp Thư (Inbox). Mọi ghi chép tôi tạo sẽ nằm ở một trong thư mục này.
Bước #5: Xử lý danh mục việc cần làm
Cuối cùng, tôi sẽ xem danh mục các công việc cần làm lưu trong hộp Inbox trong phần mềm Things trong suốt cả tuần. Mỗi bước kể trên cũng có thể tạo ra một đầu việc cần làm mới. Mỗi đầu việc sẽ được xem xét, viết lại cho rõ ràng và lưu về dự án thích hợp hoặc xoá nếu nó không còn cần thiết hoặc bị trùng lắp.
Bước #6: Trả lời ba câu hỏi
Cái gì ổn?
Cái gì có thể cải thiện?
Và tôi sẽ làm gì tiếp theo?
Bước #7: Chọn các công việc ưu tiên cho tuần tiếp theo.
Phân chia các đầu việc này theo mức độ quan trọng (cao/ trung bình), và theo loại việc (cần tập trung cao độ/ nhanh gọn/…,). Những việc quan trọng, khó, và cần nhiều năng lượng thường được dành cho buổi sáng.
Những bước kể trên có thể mất của tôi từ ít nhất 30 phút đến vài giờ đồng hồ, tuỳ vào lượng thời gian mà tôi có và nhu cầu của tôi vào một tuần nhất định. Tôi cố gắng để không bỏ thói quen này, bởi vì những lợi ích mà tôi có được khi làm tổng kết tuần thường xuyên là rất rõ ràng.
Một lưu ý là các thao tác kể trên cần nhanh, gọn và tránh sa đà vào suy nghĩ quá lâu một cách không cần thiết.
Tổng kết tuần là lúc bạn lên kế hoạch và quyết định mức độ ưu tiên của mình với từng công việc trong tuần tới. Tổng kết tuần không phải là lúc đọc email, viết note chăm chú hay xử lý công việc mà là lúc tư duy chiến lược.
Trong tâm lý học có khái niệm meta-cognition - nghĩa là suy nghĩ về cách bạn suy nghĩ. Các kỹ năng ‘meta’ (suy nghĩ chiến lược) này quan trọng không kém việc thực sự bắt tay vào làm việc. Để có thể suy nghĩ chiến lược, bạn cần giữ tư duy linh hoạt bằng cách ra quyết định nhanh và dứt khoát. Việc này sẽ không dễ chút nào khi bạn bắt đầu làm những buổi tổng kết tuần đầu tiên. Nhưng mục tiêu là bạn cần nhớ và cố gắng tránh sa đà vào tiểu tiết khi tổng kết tuần.
Lời kết
Tôi học cách hình dung mình là một CEO đang phân công nhiệm vụ cho các phòng ban với ngân sách giới hạn ở 168 giờ đồng hồ. Tổng kết tuần là một hoạt động đơn giản và thực tế giúp bạn tăng khả năng tự nhận thức bản thân và đồng bộ những việc bạn làm, những gì bạn nghĩ với những điều quan trọng với bạn trong công việc và cuộc sống.