Dwight Eisenhower là Tổng thống Hoa Kỳ thứ 34 từ năm 1953 đến 1961. Ông còn đảm nhiệm các vị trí khác nhau trong con đường binh nghiệp và chính trường như: Thống tướng của Lục quân Hoa Kỳ, Chủ Tịch Đại Học Columbia, và đã từng tham chiến ở cả chiến tranh thế giới thứ nhất và thứ hai. Eisenhower đã sáng kiến ra một phương pháp giúp ông hoàn thành được nhiều trọng trách trong thời gian có hạn. Phương pháp đó có tên gọi là Ma Trận Eisenhower.
Ma trận Eisenhower chia các công việc thành 4 nhóm theo mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.
Quan trọng và khẩn cấp (Q1): là những việc cần làm và có thời hạn nhất định. Nếu mỗi ngày có quá nhiều công việc trong nhóm này thì bạn sẽ có thể bị căng thẳng, lo âu và kiệt sức. Ví dụ: hoàn tất một báo cáo đúng hạn, làm báo cáo thuế, lập ngân sách, đi nha sĩ, chăm con bệnh. Đây là những việc cần làm ngay.
Quan trọng và không khẩn cấp (Q2): là những việc cần làm nhưng không có thời hạn nhất định và vì vậy thường bị bỏ qua nếu không chủ động lên lịch trước. Nếu các công việc của nhóm này bị phớt lờ trong thời gian dài, nó có thể sớm trở thành nhóm quan trọng và khẩn cấp. Ví dụ: đọc sách, tập thể dục, học tiếng Anh,... Đây các việc cần được lên lịch và nếu có thể thì làm vào buổi sáng khi bạn vẫn còn tỉnh táo và nhiều năng lượng.
Không quan trọng và khẩn cấp (Q3): Là những việc có thời hạn, khiến bạn cảm giác mình cứ bận rộn suốt. Nhưng thực chất các việc này không phải là ưu tiên của bạn mà là ưu tiên của người khác. Ví dụ: mua hàng đợt khuyến mãi, trả lời email, các việc hành chính,… Các việc này nên được giải quyết nhanh gọn và càng tối ưu hoá càng tốt, chẳng hạn như làm sỉ theo lô (batching) vào một khoảng thời gian nhất định, hoặc tự động hoá bằng phần mềm hỗ trợ. Tránh để các công việc này trở thành lý do trì hoãn các việc quan trọng ở Q1 và Q2.
Không quan trọng và không khẩn cấp (Q4): Là những việc có tính giải trí hoặc xao nhãng tạm thời như mua sắm, xem phim, kiểm tra tin tức liên tục,… Đây là những việc giúp tâm trí khuây khoả chốc lát. Nhưng vấn đề xảy ra khi sự xao nhãng kéo dài và như một sự phản ứng với sự mệt mỏi tâm trí. Bạn có thể lên kế hoạch cho các hoạt động thư giãn để chủ động hơn trong việc nghỉ ngơi, giải trí, tránh để đến khi quá mệt rồi mới nghỉ. Khi mệt, bạn sẽ dễ rơi vào vòng lặp của thói quen trì hoãn.
“Điều gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp và điều gì khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng.” Dwight D. Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một phương pháp đơn giản giúp bạn nhìn rõ hơn những điều quan trọng và cần ưu tiên. Nếu có quá nhiều công việc ở nhóm Q1 có thể dẫn tới quá tải thông tin cho bộ não, khiến bạn dễ gặp phải sai sót và phát sinh các vấn đề mới. Trong khi đó, những việc ở nhóm quan trọng và không khẩn cấp chính là các việc mang lại nhiều giá trị nhất về lâu dài. Q2 chính là cơ hội cho chúng ta nuôi dưỡng và phát triển bản thân.