Tổng kết tuần có nguồn gốc từ David Allen và nguyên lý Getting Things Done (GTD) từ cuốn sách cùng tên của ông xuất bản lần đầu vào năm 2001 và tái bản nhiều lần sau đó. Về căn bản, GTD kêu gọi mọi người viết xuống mọi thứ cần làm và xử lý chúng một cách tuần tự theo mức độ cần thiết và tính cấp bách của mỗi công việc. Mục đích cuối cùng của GTD là giúp cá nhân đạt được mục tiêu của họ. Một trong những thực hành cốt lõi của GTD là tổng kết tuần (weekly review).
"Tổng kết tuần là chiếc chìa khoá vạn năng của hiệu suất cá nhân." (David Allen)
Từ những năm 2010, Tiago Forte kết hợp tổng kết tuần với trong một hệ sinh thái chung gọi là Bộ Não Thứ Hai - The Second Brain. Hệ thống của Tiago là sự kết hợp giữa hiệu suất cá nhân theo trường phái GTD và quản trị kiến thức cá nhân theo phương pháp Building A Second Brain (BASB). BASB có nguyên lý tương tự GTD: Viết mọi thứ xuống và xử lý chúng vào lúc thích hợp. Điểm khác biệt là BASB không chỉ được áp dụng cho danh mục công việc cần làm, email, lịch biểu sự kiện, mà còn áp dụng cho các ghi chép cá nhân trong các phần mềm như Evernote, Apple Note hay Obsidian.
(Photo by Tadas Sar on Unsplash)
Lợi ích của việc tổng kết tuần thường xuyên
Tổng kết tuần giúp bạn kịp thời nhận ra các điểm tắc nghẽn và tìm cách gỡ rối trước khi nó gây ra các vấn đề mãn tính phức tạp và khó xử lý hơn.
Tổng kết tuần giúp bạn nhìn lại một tuần đã qua và nhìn vào một tuần đang tới. Khi bạn nhìn thời gian theo góc độ này, bạn sẽ biết các nguồn lực tinh thần và thời gian của mình đang đi về đâu. Bạn có thể tái điều chỉnh sự ưu tiên của mình mỗi tuần. Quản trị hiệu suất cá nhân cũng giống như việc quản lý tài chính. Bạn phải theo dõi dòng tiền đều đặn để tránh tình trạng thiếu đầu này, hụt đầu kia.
Tổng kết tuần cho bạn một tầm nhìn tổng quan nhưng vừa đủ gần để có thể thấy được những chi tiết quan trọng.
Thời điểm bạn làm tổng kết tuần là lúc bạn quản trị các luồng thông tin đi vào và đi ra khỏi hệ thống làm việc của bạn. Khi xem qua các luồng thông tin này một lượt, bạn biết được tuần qua của bạn làm được gì, chưa làm được gì, và tiếp theo bạn cần tập trung vào đâu. Có năm kênh chủ yếu là:
Thông tin từ người khác: Email và tin nhắn ( Zalo, Messenger,…)📧
Các sự kiện được lên lịch với người khác: Lịch 📅
Các tài liệu lưu từ bên ngoài 📁: Các file lưu trên desktop và download
Các ghi chép do bạn viết trong cả tuần 📝: Phần mềm ghi chép Evernote hoặc Obsidian
Danh mục việc cần làm ✅: Phần mềm quản lý công việc
Tổng kết tuần giúp bạn tránh cảm giác quá tải nhận thức - cognitive overload.
Bởi vì bạn không cần phải nhớ mọi thứ ở trong đầu khi nhớ lại một tuần làm việc của mình. Điều bạn cần chỉ là nhìn vào năm kênh thông tin hữu hình như trên, xử lý chúng và điều chỉnh các mối ưu tiên. Khi bạn tổng kết tuần thường xuyên, bạn cũng có động lực để viết nhật ký và ghi chép nhiều hơn mỗi ngày. Từ đó, bạn sẽ có nhiều dữ liệu về mình và tăng khả năng nhận thức bản thân. Chính bước tổng kết tuần sẽ là lúc bạn nhìn vào tất cả dữ liệu này cùng một lúc để cắt nghĩa những mô tuýp chung của bạn tuần qua:
Khi nào thì bạn làm việc hăng hái? Lúc đó là khi nào? Ở đâu? Với ai?
Có việc nào bạn bỏ ngang không? Nếu bỏ ngang thì vì sao như vậy?
Có việc nào không nằm trong kế hoạch không? Nó nói cho bạn biết điều gì?
Bạn thường ghi chép những ý tưởng gì? Chúng có liên quan gì với nhau không? Điều đó nói lên điều gì về bạn mà bạn không biết?
Chính những quan sát này sẽ giúp bạn cân chỉnh phương trình hiệu suất cá nhân một cách tối ưu. Bởi vì mỗi người sẽ có những mục tiêu và cách thức thức đạt được mục tiêu khác nhau. Và chỉ có bạn mới có thể viết được phương trình của chính mình. Hãy nắm bắt và khám phá mọi dữ liệu mà bạn có.