Viết nhật ký xen kẽ (interstitial journaling) là một kỹ thuật ghi chép và quản lý thời gian do Tony Stubblebine phát triển. Chính xác hơn, nó là sự kết hợp 3 trong 1 gồm: danh mục công việc cần làm (to-do list), theo dõi thời gian (time tracking), và ghi chép (note taking). Theo tôi đây là kỹ thuật journaling đơn giản mà cực kỳ hiệu quả. Cho dù đã thử qua bao nhiêu phương pháp khác, tôi vẫn luôn quay trở lại với viết nhật ký xen kẽ (dù ban đầu tôi cũng không biết là nó có hẳn một tên gọi).
Ba bước viết nhật ký xen kẽ gồm:
Bạn nhập thời gian hiện tại
Ghi chú về công việc bạn đang làm hoặc vừa làm xong ngay cạnh mốc thời gian đó. Ví dụ:
"Công việc mà tôi vừa làm là gì?"
"Cảm nghĩ của tôi về việc đó thế nào?"
"Bây giờ tôi cảm thấy ..."
Ghi chú về công việc bạn sẽ làm liền sau đó.
Khi nào thì viết nhật ký xen kẽ?
Bạn viết nhật ký xen kẽ theo ba bước kể trên mỗi khi muốn chuyển đổi giữa các công việc. Ví dụ: từ viết email sang soạn slide trình bày, từ họp giao ban sang check email, từ nấu cơm sang đón con, v.v... Trong suốt cả ngày, hãy viết vài dòng ghi chú vào nhật ký này bất cứ lúc nào bạn cảm thấy cần. Phần mềm ghi chép trên máy tính, điện thoại, hay là giấy bút hoặc bất kỳ mẩu giấy gì bạn có trên tay đều hoàn toàn phù hợp.
Ví dụ:
08:27 - ok, continue with weekly review - will make notes along the way. might be some ideas popping up for the next AE?
08:44 - reading news a bit, read a heart-warming story of a LGBT couple in Vietnam. ok, back to work!
10:52 - feeling chilled and ready for a Saturday break.
Như bạn thấy ở ví dụ trên, viết nhật ký xen kẽ rất linh hoạt và đa nhiệm, bạn theo dõi thời gian (8:27), công việc (weekly review), nội dung (heart-warming story), ý tưởng (ideas for AE), nhắc nhở (back to work), và cảm xúc (feeling chilled). Tất cả trong một quy trình khép kín và giúp bạn ưu tiên điều duy nhất, đó là công việc hiện tại.
Viết nhật trình xen kẽ giúp bạn làm được những gì?
Theo dõi thời gian: Nhập mốc thời gian giữa các khoảng nghỉ mỗi ngày sẽ rất có ích khi bạn muốn rà soát lại các công việc mình đã làm trong tuần. Hoặc đơn giản là bạn muốn nhớ lại những chuyện đã xảy ra. Bạn sẽ không bị rơi vào cảnh "Thời gian của tôi đã đi đâu hết rồi?"
Theo dõi công việc và ý tưởng: Nhập các công việc cần làm dưới dạng hộp kiểm check box ✅ khi bạn cần lên kế hoạch. Với các phần mềm ghi chép như Obsidian hay Notion, bạn có thể dễ dàng tra cứu những ghi chép liên quan tới công việc hiện tại mà không cần di chuyển qua lại giữa phần mềm quản lý danh mục công việc (v.d. Todoist) và phần mềm ghi chép (v.d. Obsidian).
Theo dõi cảm xúc: Viết xuống một dòng mô tả cảm xúc giữa các khoảng nghỉ hoặc ngay trong phiên làm việc. Như vậy, bạn kịp thời nắm bắt tình trạng tinh thần của mình để thay đổi phạm vi công việc cho phù hợp. Khoảng check-in ngắn ngủi này giúp bạn tỉnh thức hơn khi làm việc, bạn không bị cuốn theo danh mục các việc phải làm mà cũng không bị cuốn vào xu hướng trì hoãn và lãng phí thời gian. Ví dụ:
Tâm trạng đang chùn xuống và bạn có 30 phút, vậy bạn sẽ làm gì là phù hợp nhất?
Ngược lại, khi bạn thấy mình đang hăng hái và có 60 phút, bạn sẽ làm gì để tối ưu hoá thời gian và mức năng lượng này?
Theo dõi nội dung: Khi đang làm việc và tra cứu thông tin cho một dự án, rất có thể bạn sẽ gặp các thông tin khác không liên quan nhưng thú vị và bạn muốn lưu lại. Khi đó, bạn viết vài ghi chú nhanh, trả lời câu hỏi:
"Vì sao tôi nghĩ thông tin này có ích?
"Thông tin này sẽ có ích cho dự án nào mà tôi đang làm?"
Ba lợi ích của viết nhật ký xen kẽ
Lợi ích #1: Giảm trì hoãn
Mọi chuyện diễn ra trong một giao diện duy nhất, tránh cho bạn khỏi dịch chuyển giữa các phần mềm khác nhau. Khi không phải chuyển đổi giao diện, bạn hạn chế nguy cơ trì hoãn và trở thành miếng mồi ngon của mạng xã hội. Nhờ đó bạn giữ được mạch suy nghĩ thông suốt và tập trung vào một vấn đề duy nhất trước mặt.
Lợi ích #2: Những khoảng nghỉ tỉnh thức
Tận dụng được lợi thế của viết tự do khi bạn thoải mái trút bỏ những suy nghĩ và cảm xúc về công việc. Chẳng hạn, bạn viết: "Tôi đang cảm thấy muốn bấm game một chút." Việc nghỉ giải lao bằng một màn game trở thành một quyết định có ý thức của bạn. Khi đó, bạn sẽ nhanh chóng kết thúc ván game trước khi quá muộn và quay trở lại với công việc.
Lợi ích #3: Dọn dẹp bàn làm việc trong đầu bạn
Tăng khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề cho não bộ. Bởi vì bạn đã dỡ bỏ các suy nghĩ còn sót lại về công việc trước đó xuống nhật ký. Khi đó, não bộ của bạn sẽ toàn tâm toàn ý tập trung vào nhiệm vụ sắp tới.
Viết nhật ký xen kẽ giúp tôi cân bằng giữa hiệu suất công việc và hiệu suất sáng tạo
Viết nhật trình xen kẽ cho phép tôi ý thức về thời gian và ý tưởng của mình cùng một lúc. Tôi không cần phải bị lệ thuộc vào danh mục việc cần làm hoặc khung thời gian cố định mà có thể thay đổi một cách linh hoạt để nương theo cảm hứng với một công việc nhất định. Vì vậy, nó rất thích hợp trong những giai đoạn của quy trình sáng tạo khi mà tôi cần tư duy đa chiều và giữ đầu óc rộng mở để đón các ý tưởng mới.